Modèle de relance client impayé — du poli au ferme en 3 niveaux
Votre facture n’a pas été payée. Avant de vous énerver, avant de saisir un tribunal, avant de bloquer votre client sur tous les réseaux sociaux — il y a trois courriers à envoyer dans l’ordre. Voici les trois, prêts à copier, adaptés à la situation.
Comment utiliser ce modèle
Niveau 1 — Le rappel amical : à envoyer dès le lendemain de l’échéance. Par email. Ton neutre. Le client a peut-être juste oublié.
Niveau 2 — La relance formelle : à envoyer 8 à 15 jours après le niveau 1 sans réponse. Par email recommandé électronique (AR24, Maileva) ou courrier recommandé. Le ton change.
Niveau 3 — La mise en demeure : à envoyer 30 jours après l’échéance sans paiement. Par courrier recommandé avec accusé de réception obligatoirement. C’est la dernière étape avant le judiciaire.
Niveau 1 — Le rappel amical
Objet : Facture n°[XXX] — rappel
Bonjour [Prénom],
Je me permets de vous contacter au sujet de la facture n°[XXX] d’un montant de [montant] €, émise le [date] et dont l’échéance était fixée au [date d’échéance].
À ce jour, je n’ai pas encore reçu le règlement correspondant. Il s’agit peut-être d’un simple oubli ou d’un délai de traitement interne.
Pourriez-vous me confirmer la date de virement prévue, ou me signaler si un point nécessite votre attention de votre côté ?
Cordialement,
[Votre prénom]
Pourquoi ce ton : la plupart des retards de paiement ne sont pas malveillants. Un email neutre suffit dans 60% des cas. Le mot « simple oubli » dédramatise et permet au client de payer sans perdre la face.
Niveau 2 — La relance formelle
Objet : RELANCE — Facture n°[XXX] en attente de règlement
Madame, Monsieur [Nom],
Sauf erreur de ma part, la facture n°[XXX] d’un montant de [montant] € TTC, émise le [date d’émission] et échue le [date d’échéance], reste à ce jour impayée malgré mon précédent message du [date du niveau 1].
Je vous rappelle que conformément à nos conditions générales de vente et aux dispositions de l’article L441-10 du Code de commerce, des pénalités de retard au taux de [taux — ex : 3 fois le taux légal en vigueur] sont applicables de plein droit depuis la date d’échéance, soit à ce jour [calcul approximatif] €. Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € est également due.
Je vous invite à régulariser cette situation dans un délai de 8 jours à compter de la réception du présent message.
À défaut, je me verrai contraint(e) d’engager les procédures de recouvrement appropriées.
Dans l’attente de votre règlement, je reste disponible pour tout échange sur ce sujet.
Cordialement,
[Votre prénom et nom]
[Raison sociale]
[Coordonnées]
Pièce jointe : copie de la facture n°[XXX]
Pourquoi ce ton : citer l’article de loi et chiffrer les pénalités montre que vous connaissez vos droits et que vous êtes sérieux. Beaucoup de clients paient à cette étape pour éviter les pénalités.
Niveau 3 — La mise en demeure
À envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception uniquement.
Objet : MISE EN DEMEURE DE PAYER — Facture n°[XXX]
[Votre nom et adresse complète]
[Date]
À l’attention de [Raison sociale du client]
[Adresse complète]
Objet : Mise en demeure de payer — Facture n°[XXX] — [Montant] €
Madame, Monsieur,
Par la présente, je vous mets en demeure de procéder au règlement de la somme de [montant principal] € correspondant à la facture n°[XXX], émise le [date], relative à [description courte de la prestation], dont l’échéance était fixée au [date d’échéance].
Malgré mes relances des [dates des relances précédentes], cette somme demeure impayée à ce jour.
En application des dispositions légales et de nos conditions contractuelles, vous êtes également redevable de :
- Pénalités de retard : [montant calculé] € (taux : [taux] %, depuis le [date d’échéance])
- Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 €
- Total dû : [total] €
Je vous demande de procéder au règlement de l’intégralité de cette somme dans un délai de 15 jours à compter de la réception de la présente, par virement bancaire sur le compte dont le RIB figure ci-dessous.
À défaut de paiement dans ce délai, je me réserve le droit de saisir le tribunal compétent afin d’obtenir le recouvrement forcé de cette créance, les frais de procédure et d’huissier étant à votre charge.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature manuscrite]
[Nom complet]
Pièces jointes : facture n°[XXX] — bon de commande / devis accepté — justificatifs des relances précédentes
RIB :
IBAN : [FR00 0000 0000 0000 0000 0000 000]
BIC : [XXXXXXXX]
Ce qu’il faut calculer avant d’envoyer le niveau 3
Pénalités de retard :
Taux légal en vigueur × 3 (minimum légal) ÷ 365 × nombre de jours de retard × montant HT
Ou utilisez le taux mentionné dans vos CGV s’il est supérieur.
Le taux légal est publié chaque semestre au Journal Officiel — cherchez « taux d’intérêt légal [année en cours] » pour le trouver rapidement.
À retenir
- Niveau 1 : email, lendemain de l’échéance, ton neutre
- Niveau 2 : recommandé électronique, J+8 à J+15, citez les pénalités chiffrées
- Niveau 3 : recommandé postal avec AR obligatoire, calculez le total exact
- Conservation : gardez les AR de chaque envoi — ils seront nécessaires en cas de procédure