Organiser sa boîte à chaussures de factures (et sauver son comptable)

Publié par Enjoy Paperasse le

Au fond du placard, sous un plaid et deux câbles d’imprimante, repose une boîte.

Pas une boîte mystique, mais presque : votre boîte à chaussures.

Celle où vous jetez tout ce qui ressemble de près ou de loin à une facture, un ticket, un devis, une relance ou une feuille de congé.

Aujourd’hui, il est temps de l’ouvrir. Et de faire ce que peu osent : la trier.

Étape 1 — Sortir tout sur la table (vraiment tout)

Commencez par vider la boîte intégralement. Pas de compromis.

Préparez :

  • Une grande table
  • Un sac poubelle (oui, il y aura du déchet)
  • Une playlist motivante (ou un podcast sur le rangement)
  • Un café (optionnel mais recommandé)

Étape 2 — Supprimer l’inutile

On écarte :

  • Les pubs (même si c’est une promo sur des cartouches)
  • Les duplicatas (non, deux fois la même note de péage ne vous crédite pas deux fois)
  • Les post-its flous (“payer ça avant le 12” sans mention de ce que c’est = poubelle)
  • Les reçus effacés (RIP, mais ils n’ont plus d’utilité)

Étape 3 — Classer par type de document

Faites des piles par catégorie, selon ce que votre comptable attend :

  • Factures d’achat
  • Factures de vente
  • Notes de frais
  • Justificatifs bancaires
  • Contrats / devis / bons de commande
  • URSSAF / TVA / Impôts
  • Courriers divers

Vous pouvez ajouter une catégorie “je sais pas” si besoin (mais pas trop grosse).

Étape 4 — Ordonner chronologiquement

À l’intérieur de chaque pile, rangez par ordre chronologique :

du plus ancien au plus récent, ou inversement (tant que vous êtes cohérent).

Aidez-vous :

  • Des dates d’émission
  • Des numéros de facture
  • Des mois notés à la main si rien n’est lisible

Étape 5 — Regrouper et conditionner

Deux options :

  • Pochettes plastiques par catégorie
  • Intercalaires + classeur si vous êtes ambitieux

Ajoutez une feuille de garde pour chaque partie :

FACTURES D’ACHAT – JANVIER À DÉCEMBRE 2025

Pas besoin de perforeuse ou de colles magiques. Juste de la clarté.

Étape 6 — Bonus : créer un index simple

Pas obligatoire, mais apprécié des comptables :

  • Un fichier Excel ou Google Sheet avec :
    • Numéro de facture
    • Date
    • Montant TTC
    • Fournisseur ou client
    • Nature de l’achat

C’est un bonus qui peut transformer votre statut de “client chaotique” en “client organisé et sympa”.

Étape 7 — Livrer avec panache

Quand tout est prêt :

  • Placez l’ensemble dans une enveloppe kraft solide, ou
  • Recyclez la boîte à chaussures avec une étiquette propre

Ajoutez un mot doux pour votre comptable :

“Voici l’année 2025. Promis, j’ai trié cette fois.”

Déposez ou envoyez selon les habitudes.

Et soufflez. C’est fait.

Trier ses papiers n’a rien de romantique. Mais c’est un acte de survie, de paix intérieure, et un hommage à la patience infinie de ceux qui gèrent votre compta.

En un après-midi et quelques trombones, vous passerez du chaos à la sérénité fiscale.

Et ce, sans même acheter une chemise à élastiques.