Il y a des moments dans la vie professionnelle où un petit ange sur votre épaule vous chuchote : “Tu devrais garder une preuve de ça.” Et il a raison. Ce petit ange, c’est votre instinct de survie administrative. Voici comment l’écouter sans tomber dans la psychose.
1. Pourquoi garder des traces ?
Parce qu’en cas de litige, ce ne sont pas les souvenirs qui comptent, ce sont les preuves. En cas d’entretien préalable à sanction, d’avertissement injustifié, de désaccord sur une tâche ou un objectif flou, mieux vaut avoir de quoi étayer votre version des faits.
2. Quels types de traces ?
Les écrits
- Mails : archivez tout ce qui semble potentiellement sensible. Utilisez les libellés et dossiers intelligemment.
- Messages instantanés : Slack, Teams ou autres, conservez les échanges importants. Faites des captures ou exportez les conversations si besoin.
- Documents partagés : gardez une copie des versions qui vous concernent si vous avez un doute sur leur évolution.
Les visuels
- Captures d’écran : utilisez l’outil natif de votre OS (Snipping Tool, Cmd+Shift+4, etc.) pour capturer un message, un tableau de planning modifié, une assignation injustifiée, etc.
- Photos (si besoin) : pour des preuves physiques (affichage, présence de documents, etc.). Avec date et contexte.
Les fichiers audio
- Si vous assistez à une réunion importante, rien n’interdit de prendre des notes vocales après coup pour garder une trace fraîche de ce qui a été dit. Attention : l’enregistrement d’autrui sans consentement est illégal dans de nombreux cas.
3. Où et comment les stocker ?
- Utilisez un dossier privé, chiffré si possible (Google Drive perso, coffre-fort numérique, Notion privé, etc.).
- Classez par date ou thème : /RH/Avertissement_2023_12, /ProjetClient/DeadlineNonRespectee
- Faites une sauvegarde régulière.
4. Ce qu’il ne faut PAS faire
- Ne jamais modifier un document pour “faire croire que”.
- Ne pas transférer des mails internes vers l’extérieur sans autorisation.
- Ne pas espionner vos collègues (on vous voit…)
5. En cas de doute : consignez
Si vous avez été témoin d’un événement flou ou vécu une situation étrange : consignez-la à chaud dans un fichier, avec date et heure. Même sans preuve directe, cela permet de construire un faisceau d’indices cohérent.
6. Et l’humain dans tout ça ?
Ce n’est pas parce que vous archivez que vous devenez méfiant. C’est une hygiène professionnelle. Comme se laver les mains ou verrouiller son ordi. Préserver ses arrières n’empêche pas la bienveillance. Ça permet juste de ne pas se retrouver seul le jour où tout bascule.
En résumé
Garder des traces, c’est comme garder les tickets de caisse : 90% du temps ça ne sert à rien. Mais le jour où vous en avez besoin, vous serez très heureux d’avoir mis ce tuto en favori.
PS : Ce guide ne se substitue pas à un conseil juridique. Mais il est gratuit, donc bon.